Sau khi quá trình sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính hoàn tất, đăng ký biến động đất đai là một trong những vấn đề được người dân quan tâm hàng đầu. Nếu không thực hiện đúng và đủ, người sử dụng đất có thể đối mặt với rủi ro pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của mình. Bài viết dưới đây được Luật Sư 11 sẽ giúp người dân nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự thực hiện, thời hạn và lệ phí liên quan.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký biến động đất đai sau sáp nhập 01/07/2025
Căn cứ Chương VI.C Phần V, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, toàn bộ trình tự, thủ tục đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được áp dụng thống nhất từ ngày 1/7/2025. Theo luật sư Nguyễn Thành Huân, đây là thay đổi quan trọng mà người dân cần nắm rõ để tránh sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục.
1. Nộp hồ sơ
Người có nhu cầu đăng ký biến động đất đai nộp 01 bộ hồ sơ, bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã được cấp trước đó.
- Giấy tờ liên quan đến nội dung biến động tương ứng với từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Phần II.2 của hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.
- Văn bản ủy quyền (nếu thực hiện thủ tục thông qua người đại diện theo quy định của pháp luật dân sự).
Lưu ý đặc biệt: Trong các trường hợp xử lý tài sản thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất không theo thỏa thuận, hoặc kê biên bán đấu giá để thi hành án, việc nộp hồ sơ do tổ chức thực hiện xử lý tài sản hoặc người nhận quyền sử dụng đất đảm nhận.
2. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm:
- Xem xét tính đầy đủ của hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả theo mẫu quy định tại Nghị định 118/2025/NĐ-CP.
- Nếu hồ sơ chưa đủ thành phần, sẽ trả lại kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để người nộp chỉnh sửa, bổ sung.
- Nếu cơ quan tiếp nhận là Bộ phận Một cửa, hồ sơ sẽ được chuyển tiếp đến Văn phòng đăng ký đất đai.
- Riêng trường hợp xác định lại diện tích đất ở theo khoản 6 Điều 141 Luật Đất đai 2024, hồ sơ được chuyển đến cơ quan quản lý đất đai cấp xã.
3. Xử lý hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong thủ tục đăng ký biến động đất đai. Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện tuần tự các bước sau:
- Bước 1 – Kiểm tra điều kiện thực hiện quyền: Rà soát việc người sử dụng đất có đủ điều kiện thực hiện quyền theo Luật Đất đai 2024 hay không. Nếu không đủ điều kiện, Văn phòng thông báo lý do và trả hồ sơ.
- Bước 2 – Xử lý đo đạc (nếu cần): Trường hợp thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính, Văn phòng không bắt buộc phải đo đạc lại, trừ khi người sử dụng đất có yêu cầu. Nếu bản đồ địa chính chưa có hoặc đã hư hỏng không phục hồi được, Văn phòng thực hiện trích lục hoặc trích đo bằng kinh phí nhà nước. Khi đo lại mà diện tích tăng thêm so với Giấy chứng nhận cũ, người sử dụng đất phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.
- Bước 3 – Chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính: Gửi Phiếu chuyển thông tin theo Mẫu số 19 đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính (nếu có).
- Bước 4 – Hoàn tất hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận: Cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; cấp mới hoặc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận; bàn giao kết quả cho người được cấp. Đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính, Văn phòng chỉ tiến hành bước này sau khi cơ quan thuế xác nhận đã hoàn thành.
4. Các trường hợp đặc thù
Nghị định 151/2025/NĐ-CP quy định chi tiết cách xử lý cho từng tình huống cụ thể, bao gồm:
- Chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, góp vốn quyền sử dụng đất (Mục 1, 2 Phần II.2).
- Cho thuê, cho thuê lại đất trong dự án đầu tư (Mục 3, 4 Phần II.2): Văn phòng xác nhận việc cho thuê/chấm dứt thuê vào Giấy chứng nhận của chủ đầu tư.
- Thế chấp, xử lý tài sản thế chấp (Mục 5, 6 Phần II.2).
- Doanh nghiệp tư nhân chấm dứt hoạt động mà quyền sử dụng đất không bị xử lý theo pháp luật. Văn phòng cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính.
- Thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã (Mục 21).Văn phòng sử dụng thông tin từ văn bản cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giải quyết thủ tục, không yêu cầu người dân nộp thêm hồ sơ riêng.
- Chuyển mục đích sử dụng đất theo khoản 3 Điều 121 Luật Đất đai 2024. Văn phòng kiểm tra sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất trước khi xử lý.
Xem thêm: Các trường hợp đăng ký biến động đất đai trong 30 ngày
Thời hạn đăng ký biến động đất đai là bao lâu?
Theo khoản 3 Điều 133 Luật Đất đai 2024, người sử dụng đất phải hoàn tất thủ tục đăng ký biến động đất đai thường là 30 ngày kể từ ngày phát sinh biến động.
Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ về cách tính thời hạn:
- Trường hợp thi hành án: Thời hạn bắt đầu tính từ ngày bàn giao tài sản thi hành án hoặc tài sản bán đấu giá.
- Trường hợp thừa kế quyền sử dụng đất: Thời hạn được tính từ ngày hoàn tất việc phân chia di sản thừa kế, hoặc từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật.
Quy định về thời hạn 30 ngày áp dụng cho các trường hợp đăng ký biến động đất đai quy định tại điểm a, b, i, k, l, m và q khoản 1 Điều 133 Luật Đất đai 2024. Luật sư Nguyễn Thành Huân khuyến cáo người dân không nên trì hoãn, vì vi phạm thời hạn này có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
Lệ phí thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai
Chi phí thực hiện đăng ký biến động đất đai gồm hai yếu tố chính: thời gian giải quyết và các khoản lệ phí, phí liên quan.
Thời gian giải quyết đăng ký biến động đất đai, cấp Giấy chứng nhận theo từng trường hợp:
- 03 ngày làm việc: Xóa đăng ký cho thuê hoặc cho thuê lại quyền sử dụng đất trong dự án xây dựng kinh doanh kết cấu hạ tầng.
- 04 ngày làm việc: Cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất trong dự án hạ tầng; thay đổi tên, thông tin người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản hoặc thay đổi địa chỉ, số hiệu thửa đất.
- 05 ngày làm việc: Thay đổi quyền đối với thửa đất liền kề; thay đổi hạn chế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; cấp Giấy chứng nhận theo quy hoạch xây dựng chi tiết.
- 07 ngày làm việc: Đăng ký biến động do chuyển mục đích sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.
- 08 ngày làm việc: Các trường hợp phổ biến như chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, góp vốn bằng quyền sử dụng đất; bán, tặng cho, thừa kế tài sản gắn liền với đất thuê trả tiền hằng năm; đăng ký quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; thành lập doanh nghiệp tư nhân từ hộ gia đình, cá nhân; chia tách, hợp nhất quyền sử dụng đất; nhận quyền sử dụng đất theo hòa giải thành, bản án hoặc xử lý tài sản thế chấp.
- 10 ngày làm việc: Một số trường hợp đặc biệt như giảm diện tích đất do sạt lở tự nhiên; thay đổi quyền sử dụng đất liên quan đến công trình ngầm; bán, điều chuyển hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng đất là tài sản công; một số trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
- 20 ngày làm việc: Các trường hợp phức tạp thuộc điểm b và điểm c khoản 2 Điều 24 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
- Giải quyết trong ngày: Xóa ghi nợ tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ thì có thể giải quyết vào ngày làm việc tiếp theo.
Các khoản lệ phí, phí thường gặp:
| Khoản thu | Mức áp dụng phổ biến |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% giá trị tài sản |
| Phí thẩm định hồ sơ | Theo quy định địa phương |
| Phí đo đạc, lập bản đồ | Áp dụng khi có yêu cầu đo đạc lại |
Lưu ý: Mức phí cụ thể có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành phố. Người dân nên liên hệ trực tiếp với Văn phòng đăng ký đất đai tại địa phương hoặc tham khảo ý kiến của luật sư để có thông tin chính xác nhất.
Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai từ 1/7/2025 sau sáp nhập
Kể từ ngày 1/7/2025, mẫu đơn đăng ký biến động đất đai chính thức được áp dụng là Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (Phụ lục II) – thay thế hoàn toàn Mẫu số 11/ĐK trước đây tại Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
Xem thêm: Căn cứ xác định thành viên hộ gia đình sử dụng đất chung
Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục biến động đất đai
Để quá trình đăng ký biến động đất đai diễn ra thuận lợi, không phát sinh rủi ro pháp lý, luật sư Nguyễn Thành Huân lưu ý một số điểm then chốt sau:
- Tuân thủ thời hạn luật định: Pháp luật quy định rõ thời hạn 30 ngày kể từ khi có biến động đối với hầu hết các trường hợp. Chậm trễ đăng ký không chỉ có thể bị xử phạt hành chính mà còn gây khó khăn cho các giao dịch bất động sản về sau.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu: Hồ sơ thiếu sót, không hợp lệ sẽ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người sử dụng đất.
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp: Sai sót về thông tin cá nhân, diện tích, mục đích sử dụng đất,… có thể dẫn đến sai lệch trong Giấy chứng nhận, rất tốn kém và mất thời gian để khắc phục.
- Thực hiện sớm, không chờ đến hạn: Đăng ký biến động sớm giúp đảm bảo tính pháp lý của tài sản, thuận lợi khi thực hiện các giao dịch như thế chấp, chuyển nhượng, thừa kế sau này.
- Tìm kiếm tư vấn pháp lý khi cần: Nếu gặp vướng mắc về pháp lý, đặc biệt trong các trường hợp phức tạp như tranh chấp ranh giới, xử lý tài sản thế chấp, hay hồ sơ thiếu giấy tờ gốc, nên liên hệ các văn phòng luật sư có chuyên môn để được hỗ trợ kịp thời.
Thủ tục đăng ký biến động đất đai tuy được quy định rõ ràng trong pháp luật, nhưng không ít người dân vẫn gặp khó khăn do chưa nắm đủ các bước thực hiện, mẫu hồ sơ mới hoặc thời hạn pháp lý. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục đăng ký biến động đất đai, hãy liên hệ ngay với Luật Sư 11. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng bước thực hiện thủ tục, từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất đăng ký.
